Je bent er even niet. Om watvoor reden dan ook ga je niet dezelfde dag nog reageren op mails die binnenstromen. Dan is het handig om dat te laten weten door middel van een out of office reply oftewel een afwezigheidsmelding. Voor de ontvanger is dat niet leuk. Iemand die je een bericht stuurt hoopt vaak toch op een snelle reactie.
Daarom is het nuttig om te kijken hoe je de juiste balans tussen nuttig, informatief en leuk kunt vinden in je afwezigheidsbericht. Zodat de ontvanger van het bericht toch met een glimlach verder kan. Het helder maken van wat er verwacht mag worden is essentieel.
Deze 3 dingen moeten sowieso in jouw afwezigheidsmelding staan
Maak je afwezigheidsmelding nuttig
Zet in de onderwerpregel super duidelijk dat je afwezig bent.
Bijvoorbeeld ‘ik ben er niet’ of ‘afwezig’. Daarmee voorkom je dat jouw afwezigheidsbericht wordt aangezien voor een ontvangstbevestiging waardoor de verwachting dat je toch snel gaat reageren blijft.
Informatief
Wanneer ben je terug? Wanneer ga je waarschijnlijk wel reageren op de mail? Dat is super handig om te weten zodat de ontvanger van de afwezigheidsmail kan afwegen of hij daar op wil wachten.
Wat is het alternatief? Deel een naam en telefoonnummer of emailadres van iemand die wel bereikbaar is indien er vragen zijn. Soms is het een directe collega en anders is een algemeen nummer of een (link naar) overzicht van de organisatie een goede verwijzing. O, ja en zorg dat degene naar wie je verwijst ook op de hoogte is van jouw afwezigheid.
Persoonlijk
Je mag delen waarom je er niet bent. Dat geeft vaak meer begrip. Misschien doe je een cursus zodat je je kennis vergroot of ga je lekker vakantie vieren met je vrienden waardoor je straks weer met een volle batterij achter je mailbox zit.
Fun
En nu we er toch zijn. Deel ook gerust nog even een leuk of inspirerend artikel of filmpje.
Deze out of office reply ontving ik laatst
Een voorbeeld van een zeer persoonlijke mail, die heldere verwachtingen schept is deze mail van Frederic Laloux.
“I’ve started a routine where I work on my emails only once a week and where I accept that might be quite a few emails I will not be able to respond to. If a response takes time to reach you, or doesn’t come at all, I’m sorry. Please be happy with me, though – I’m spending time with my children, with Helene, with new work that feels meaningful, and in regular walks in nature!”
Dit is natuurlijk helemaal niet wat ik wil horen, maar toch is het me nu helder wat ik mag verwachten en waarom. Eerlijk gezegd heb ik juist meer respect voor hem nu.
Workshop voor meer flow in je teksten op de werkvloer
Afwezigheidsmelding, een memo of mail naar een klant, je schrijft veel op je werk. Heb je interesse in een workshop ‘teksten schrijven op de werkvloer’ om meer flow en kleur aan je teksten te geven? Neem contact op!
